1. Gider Kayıtları: İşletme faaliyetlerinin genel amacı kâr elde etmektir. İşletme, kâr elde etmek için birtakım harcamalar yapmak durumundadır. İşte işletmenin yaptığı bu harcamaların hepsinin deftere kaydına gider kayıtları denir. Tacir, mal alım satımı işi yapıyorsa dönem başındaki mal mevcudu tutarı, gider sayfasının ilk satırına satın alınan mal sütununa kaydedilir.

1.1. İşletme hesabı defterlerinin gider sayfasına aşağıdaki ödemeler yazılır:
- Önceki yıldan devreden mal tutarı varsa gider sayfasının aktarılan toplam satırına ilk kayıt olarak kaydedilir.
- İş yeri kirası
- Elektrik, su, telefon, ısıtma giderleri
- Mal alış bedeli, nakliye, komisyon, hamaliye
- İş yeri sigorta gideri
- Personele ödenen ücret, sigorta primi işveren payı ve işsizlik sigortası işveren payı
- Yıl sonlarında sabit kıymetler için amortismanlar
- Sabit kıymetler için ödenen KDV tutarı (Sabit değerlerin bedeli kaydedilmez)
- Yaptırılan işler için ödenen giderler (tamirat, temizlik vb.)
- İşletme ile ilgili ödenen faiz tutarı

1.2. Yanlış Kayıtların Düzeltilmesi: (VUK Md. 217) Bütün muhasebe defterlerinde olduğu gibi işletme defterinde yapılan yanlış kayıtlar, ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir. Diğer bilumum defter ve kayıtlara rakamlar, yazılar yanlış yazıldığı taktirde düzeltmeler ancak yanlış rakam ve yazı okunacak şekilde tek çizgi ile çizilmek, üst veya yan tarafına ya da ilgili bulunduğu hesabına doğrusu yazılmak suretiyle yapılır. Defterlere geçirilen bir kaydı kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunmaz bir hâle getirmek yasaktır.

Boş satır bırakılamayacağı ve sayfaların yok edilemeyeceği (VUK Md. 218):”Defterlerde kayıtlar arasında usulen yazılmaya mahsus olan satırlar, çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz.” Boş kalan satırlar (kayıt bulunmayanlar) mürekkepli kalemle tek çizgi ile çizilmek suretiyle sonradan kayıt yapma imkânını ortadan kaldırmak üzere doldurulmuş sayılır. Ciltli defterlerde sıra numarası izleyen sayfalar ciltten koparılamaz. Tasdikli müteharrik sayfalı defterlerin sırası bozulamaz ve sayfaları yırtılamaz.

2. Gelir Kayıtları: İşletme defterinin gelir sayfasına, satılan mal bedeli ve yapılan hizmet karşılığı olarak tahsil edilen ve edilemeyen paralar ile işletme faaliyetlerinden elde edilen gelirler ve bunlarlailgili hesaplanan katma değer vergileri kaydedilir. Dönem sonunda gelir sayfasının son satırına, dönem sonu mal mevcudu işlenir. Dönem sonunda gelir sayfası genel toplamı alınır.

2.1. İşletme hesabı defterinin gelir sayfasında aşağıdaki tahsilatlar yazılır:
- Satılan mal veya hizmet bedeli
- Faiz gelirleri
- Hesaplanan KDV tutarları
- İşletmeye kayıtlı sabit kıymetlerin satış tutarı

3. İşlemleri Kaydetmede İzlenecek Yollar ve Kurallar: Gider ve gelir kayıtlarında gördüğümüz gibi sadece gider ve gelir işlemleri deftere yazılır. Bunun dışında alış-satış ve giderlerle ilgili kasaya giriş-çıkışları, bankaya yatırılan paralar ve bankadan yapılan ödemeler, borçlanılan ya da alacaklanılan tutarlara ilişkin herhangi bir kayıt yapılmaz. Bu bilgileri de izlemek isteyen işletme sahibinin ayrıca yardımcı defterler tutmaları gerekir.

4. İşletme Hesabı Defteri Tutulurken Uyulması Gereken Kurallar:
- Bir önceki yıldan devreden mal tutarı, yeni yılda tutulacak defterin ilk sayfasının gider bölümündeki aktarılan toplam satırına yazılır. (Dönem başı mal mevcudu)
- Harcama belgeleri ile düzenlenen satış belgeleri, gider ve gelir belgeleri olarak ayrılırak tarih sırasına göre dizilir.
- Gider belgeleri gider sayfasına, gelir belgeleri gelir sayfasına kaydedilir.
- Her satıra bir belge kaydedilir.
- Ticari belge üzerinde KDV ayrıca gösterilmiş olmalıdır.
- KDV dahil olarak düzenlenen belgelerde, toplam tutardan vergi düşüldükten sonra kalan tutar deftere yazılır.
- Ücretler her ay sonunda ücret bordrosundaki brüt tutar üzerinden kaydedilir.
- SSK işveren ve işsizlik sigortası payı ayrıca gider yazılır.
- Kira gideri, brüt tutardan kaydedilir.
- İşletmeye alınan sabit değerlerin ( demirbaş, taşıt, makine, gayrimenkul gibi) bedeli kaydedilmez.Sadece sabit değerler için ödenen KDV kaydedilir.
- Kaydı yapılan ticari belge üzerine "muhasebe kaydı yapıldı" ifadesi ve deftere kayıt numarası yazılır.
- Yıl sonunda gider ve sayfası rakamları toplandıktan sonra mal sayımı yapılır.
- Envanterle bulunan mal tutarı, gelir sayfasına eklenir (Dönem sonu mal mevcudu) ve toplam alınarak işletmenin kâr veya zararı bulunur.

Örnek: Bir işletme 2008 yılının Ekim Ayı işlemleri aşağıdaki gibidir:

- İşletmenin dönem başı mal mevcudu 20.000 TL dir
- İşletme 02.10.2008 tarihinde 4.000 TL tutarında malı 35 nolu fatura ile satmıştır. KDV oranı %8 hariç
- İşletme 04.10.2008 tarihinde işyeri kirası olarak 2.000 TL parayı bankaya yatırmıştır. Karşılğında dekont almıştır. Dekont numarası: 601
- İşletme 08.10.2008 tarihinde 3.000 TL tutarında malı 76 nolu fatura ile almıştır. KDV oranı %8 hariç.
- İşletme 09.10.2008 tarihinde 6.000 TL tutarında malı 875 nolu fatura ile almıştır. KDV oranı %8 hariç
- İşletme 18.10.2008 tarihinde 500 TL faiz gelirini bankadan 98 nolu makbuz ile çekmiştir.
- İşletme 19.10.2008 tarihinde 400 TL tutarındaki telefon faturasını ödemiştir. Fatura numarası: 676. KDV %18 hariç
- İşletme 21.10.2008 tarihinde 52 numaralı fatura ile iş yerinin ihtiyacı olan kırtasiye malzemesini 450 TL'ye peşin alınmıştır. KDV oranı %18 hariç.
- İşletme 25.10.2008 tarihinde 5.000 TL tutarında malı 36 nolu fatura ile satmıştır. KDV oranı %8 hariç
- İşletme 27.10.2008 tarihinde 3.000 TL tutarında malı 37 nolu fatura ile satmıştır. KDV oranı %8 hariç
- İşletmenin dönem sonu mal mevcudu 32.200 TL dir.

Cevap: İşletmenin işletme hesabı defterinin gider ve gelir sayfası aşağıdaki gibi doldurulur: